Comparatif du coût d'une infogérance externalisée par rapport au coût d'une équipe IT interne

"Nous dépensons trop en informatique !" Cette phrase résonne dans 87% des comités de direction des PME françaises selon l'étude IDC 2024. Pourtant, la même étude révèle que ces entreprises sous-estiment systématiquement le coût réel de leurs ressources IT internes. Entre salaires apparents et coûts cachés, entre promesses commerciales et réalité opérationnelle, comment évaluer objectivement le coût de l'infogérance par rapport à celui d'une équipe IT interne ? Une analyse superficielle des coûts peut conduire à des choix discutables, tandis qu'une évaluation rigoureuse révèle souvent des écarts surprenants entre les perceptions et la réalité économique.

Coût réel d'une équipe IT interne

Coûts directs visibles

Le coût d'une équipe IT interne dépasse largement les salaires bruts affichés sur les bulletins de paie. Un technicien informatique junior à 35 000€ bruts annuels coûte réellement plus de 50 000€ à l'entreprise une fois intégrées les charges sociales, les congés payés et les avantages sociaux.

Cette différence s'explique par la structure des coûts salariaux français : charges patronales (environ 45% du salaire brut), provisions pour congés payés (10%), participation formation (1%), et divers avantages (mutuelle, tickets restaurant, prime de transport).

Le coût à prendre en compte n'est ni le salaire net, ni le salaire brut, mais le total versé par l'employeur. En France, celui-s'avère particulièrement élevé. Ainsi pour un ingénieur informatique touchant environ 3000€ net par mois avant impôt, le coût total pour l'entreprise s'avère d'environ 5700€. Le total des cotisations salariales et patronales (santé, retraite, allocations familiales, accident du travail/maladies professionnelles, chômage, et CGS/CRDS) et de la mutuelle obligatoire pour entreprise se monte donc à 2700€ par mois dans ce cas de figure, soit un montant représentant 90% du salaire net. Dans le cas de cet ingénieur informatique, le coût annuel pour l'entreprise sera donc de 5700 x 12 = 68 400€.

Les coûts évoluent également avec l'ancienneté et les progressions de carrière. Un technicien junior deviendra senior, nécessitera des augmentations régulières et exigera des formations continues. Cette évolution naturelle doit être anticipée dans les projections budgétaires à moyen terme.

Coûts cachés substantiels

Les coûts indirects représentent souvent 30 à 40% du coût total d'une équipe IT interne. Le recrutement d'un technicien informatique coûte en moyenne 8 000€ entre annonces, processus de sélection, formation initiale et période d'adaptation. Ce coût doit être amorti sur la durée de présence du collaborateur dans l'entreprise.

La formation continue constitue un poste majeur souvent sous-estimé. Un technicien informatique nécessite environ 40 heures de formation par an pour maintenir ses compétences à jour. À cela s'ajoutent les coûts de certification, de participation aux conférences et de veille technologique.

L'infrastructure dédiée aux équipes IT internes génère des coûts supplémentaires : postes de travail spécialisés, logiciels de diagnostic, licences d'administration et outils de monitoring. Ces investissements, souvent omis (contrairement aux salaires et aux charges sociales) nécessaires à l'efficacité des équipes, s'ajoutent aux coûts salariaux.

Coûts d'opportunité

Le coût d'opportunité représente la valeur des alternatives abandonnées lorsque vous choisissez d'employer des ressources internes. Un dirigeant qui consacre 20% de son temps à gérer les problèmes informatiques ne peut pas le consacrer au développement commercial ou à l'innovation.

Cette problématique s'accentue avec les congés, maladies, absences pour formation, et départs. Une équipe IT réduite devient vulnérable aux absences : un technicien malade peut paralyser le support informatique pendant plusieurs jours. Cette vulnérabilité génère des coûts d'interruption difficiles à quantifier mais économiquement significatifs.

La spécialisation technique pose également des défis. Un technicien généraliste ne peut pas maîtriser toutes les technologies avec le même niveau d'expertise. Cette limitation peut conduire à des choix techniques sous-optimaux ou à des interventions externes coûteuses sur des sujets spécialisés.

Analyse des coûts d'infogérance

Modèles tarifaires et transparence

L'infogérance propose plusieurs modèles tarifaires adaptés aux besoins spécifiques des entreprises. Le modèle au forfait offre une prévisibilité budgétaire totale : un montant mensuel fixe couvre l'ensemble des prestations définies dans le contrat. Cette approche facilite la budgétisation et évite les mauvaises surprises.

Le modèle à la consommation facture les interventions selon leur nature et leur durée. Cette approche peut sembler plus économique pour les entreprises avec peu d'incidents, mais elle peut générer des coûts imprévisibles en cas de problème majeur.

Les modèles hybrides combinent une base forfaitaire (maintenance préventive, surveillance) avec une facturation à la consommation pour les interventions exceptionnelles. Cette approche équilibre prévisibilité et flexibilité.

Coûts transparents vs coûts cachés

L'infogérance affiche des coûts transparents et contractualisés, facilitant la comparaison et la budgétisation. Le tarif mensuel inclut généralement la maintenance, le support, les mises à jour, et la surveillance. Cette transparence permet une évaluation précise du coût total.

Attention cependant aux coûts cachés potentiels : interventions hors périmètre, déplacements facturés en supplément, coûts de formations des utilisateurs, ou migrations non incluses. Une lecture attentive du contrat permet d'identifier ces éléments et d'éviter les surprises.

La renégociation contractuelle peut également générer des coûts cachés. Les tarifs peuvent évoluer à la hausse lors des renouvellements, en raison de l'application d'un indice d'augmentation ou bien d'une évolution de vos besoins et de votre infrastructure.

Économies d'échelle

Les prestataires d'infogérance bénéficient d'économies d'échelle substantielles qui se répercutent sur leurs tarifs. Ils mutualisent les coûts de formation, d'outillage et de veille technologique sur plusieurs clients, réduisant le coût unitaire de ces services.

Cette mutualisation permet aux PME d'accéder à des expertises et des outils qu'elles ne pourraient pas se permettre individuellement. Un prestataire peut investir dans des solutions de monitoring avancées, des laboratoires de test ou des certifications spécialisées grâce à la répartition des coûts.

Les partenariats technologiques des prestataires génèrent également des économies. Ils négocient des tarifs préférentiels avec les éditeurs et leurs fournisseurs, bénéficient de conditions de support privilégiées et accèdent à des formations gratuites ou à tarif réduit.

Comparaison détaillée par taille d'entreprise

Très petites entreprises (5-20 salariés)

Pour les très petites entreprises, l'infogérance présente généralement un avantage économique décisif. Le coût d'un technicien informatique junior (50 000€ charges comprises) dépasse souvent le budget IT total de ces structures. L'infogérance permet d'accéder à un niveau de service professionnel pour 500 à 1 500€ par mois.

Cette économie se double d'un gain en flexibilité : pas de charges fixes incompressibles, adaptation immédiate aux besoins et accès à des expertises spécialisées ponctuelles. L'infogérance transforme des coûts fixes en coûts variables, améliorant la gestion de trésorerie.

L'absence de risque social constitue un avantage supplémentaire. Pas de procédures de licenciement, de gestion des congés, de congés maladie, ou d'indisponibilité pour cause de formation. Cette simplification administrative représente un gain de temps précieux pour les dirigeants.

Petites entreprises (20-50 salariés)

Les petites entreprises se trouvent dans une zone d'arbitrage plus complexe. Un technicien informatique interne coûte environ 55 000€ annuels, tandis qu'un contrat d'infogérance équivalent représente 2 000 à 4 000€ mensuels selon le niveau de service.

L'évaluation doit intégrer la disponibilité et la réactivité. Un technicien interne peut être mobilisé immédiatement mais n'est pas disponible 24H/24. L'infogérance offre souvent une couverture étendue mais avec des temps de réponse contractualisés.

La spécialisation devient un facteur décisif. Un technicien généraliste peut gérer 80% des problèmes quotidiens, mais les 20% restants nécessitent des expertises spécialisées coûteuses. L'infogérance intègre cette spécialisation dans son offre globale.

Moyennes entreprises (50-200 salariés)

Les moyennes entreprises peuvent justifier économiquement une équipe IT interne, mais la comparaison reste pertinente. Une équipe de 2-3 techniciens représente un coût annuel de 150 000 à 200 000€, comparable à un contrat d'infogérance haut de gamme, et nettement plus cher qu'un contrat d'infogérance classique.

L'avantage de l'équipe interne réside dans sa connaissance approfondie de l'environnement spécifique de l'entreprise. Cette familiarité accélère le diagnostic et améliore la pertinence des solutions proposées.

L'infogérance apporte en contrepartie une profondeur d'expertise et une couverture technologique qu'une petite équipe ne peut pas égaler. Cette complémentarité peut justifier des approches hybrides combinant ressources internes et prestataires externes.

Facteurs qualitatifs d'évaluation

Niveau d'expertise et spécialisation

L'expertise technique constitue un facteur différenciant majeur entre les deux approches. Un technicien informatique généraliste maîtrise les technologies courantes mais peine à suivre l'évolution rapide des spécialités techniques : cybersécurité, cloud computing, virtualisation avancée ou intelligence artificielle.

Les prestataires d'infogérance emploient des équipes spécialisées capables d'intervenir sur des problématiques complexes. Cette spécialisation permet de résoudre rapidement des problèmes qui mobiliseraient plusieurs jours de recherche pour un technicien généraliste.

La formation continue pose des défis différents. Un technicien interne doit maintenir ses compétences à jour sur l'ensemble des technologies utilisées, tandis qu'un prestataire peut spécialiser ses équipes et mutualiser les coûts de formation.

Réactivité et disponibilité

La réactivité mesure la rapidité d'intervention face aux incidents. Un technicien interne peut théoriquement intervenir immédiatement, mais cette disponibilité se limite aux heures ouvrables et aux jours travaillés. Les RTT, congés, maladies, et formations créent des périodes de vulnérabilité.

L'infogérance contractualise des niveaux de service précis : temps de réponse, disponibilité, résolution des incidents. Cette contractualisation offre une prévisibilité et une garantie que les ressources internes ne peuvent pas égaler.

La couverture temporelle diffère significativement. Une équipe interne travaille généralement en horaires de bureau, tandis que l'infogérance peut offrir une couverture 24H/24 et 7J/7. Cette disponibilité étendue devient cruciale pour les entreprises avec des contraintes opérationnelles fortes.

Évolutivité et adaptabilité

L'évolutivité mesure la capacité à s'adapter aux changements de besoins. Une équipe IT interne nécessite des délais importants pour s'adapter : recrutement, formation, montée en compétences. Ces délais peuvent freiner les projets de croissance ou de transformation.

L'infogérance offre une flexibilité immédiate : adaptation du niveau de service, mobilisation d'expertises spécialisées, scaling up ou down selon les besoins. Cette agilité constitue un avantage décisif dans un environnement économique volatil.

La gestion des pics d'activité illustre cette différence. Un projet de migration ou une croissance soudaine peut saturer une équipe interne, tandis qu'un prestataire peut mobiliser des ressources supplémentaires temporaires.

Risques et mitigation

Risques de l'équipe interne

La dépendance aux personnes clés constitue le risque majeur des équipes IT internes. Le départ d'un technicien expérimenté peut créer un vide de compétences difficile à combler rapidement. Cette vulnérabilité s'accentue dans les petites équipes où chaque personne est indispensable.

Les technologies évoluent rapidement, et maintenir une équipe à jour nécessite des investissements continus en formation. Cette course technologique peut s'avérer épuisante et coûteuse.

L'obsolescence des compétences représente un risque à long terme. Un technicien spécialisé sur des technologies anciennes peut devenir contre-productif si l'entreprise ne modernise pas son infrastructure. Cette transition technologique nécessite des investissements importants en formation ou en recrutement.

Risques de l'infogérance

La dépendance au prestataire constitue le risque principal de l'infogérance. Une défaillance du prestataire, un conflit commercial ou une rupture de contrat peuvent paralyser l'infrastructure IT. Cette vulnérabilité nécessite des clauses contractuelles protectrices et des plans de continuité.

La perte de contrôle technique peut frustrer les entreprises habituées à maîtriser leur environnement. Cette délégation nécessite une confiance mutuelle et des processus de reporting transparents.

Stratégies de mitigation

La diversification des risques passe par des approches hybrides combinant ressources internes et externes. Une équipe interne réduite peut gérer les opérations courantes tandis qu'un prestataire intervient sur les spécialités techniques ou sur des missions nécessitant des ressources importantes, comme par exemple une migration de toute l'infrastructure. L'équipe interne sera l'interlocuteur privilégié du prestataire.

La contractualisation rigoureuse protège contre les dérives. Les contrats d'infogérance doivent définir précisément les niveaux de service, les délais d'intervention, et les conditions de résiliation.

Modèles hybrides et solutions intermédiaires

Infogérance partielle

L'infogérance partielle combine les avantages des deux approches en externalisant certaines fonctions tout en conservant des ressources internes. Cette approche permet d'optimiser les coûts tout en maintenant un contrôle sur les éléments critiques.

Les fonctions techniques spécialisées (cybersécurité, sauvegarde, monitoring) peuvent être externalisées tandis que le support utilisateur reste internalisé. Cette répartition optimise les coûts et améliore la qualité de service.

La surveillance 24h/24 et la maintenance préventive peuvent être externalisées tandis que les interventions sur site restent internes. Cette approche réduit les coûts fixes tout en maintenant une réactivité locale.

Support technique externalisé

Le support technique externalisé maintient une équipe interne pour les projets et les décisions stratégiques tout en délégant le support quotidien à un prestataire. Cette approche optimise les coûts opérationnels tout en conservant la maîtrise technique.

Cette solution convient particulièrement aux entreprises avec des besoins techniques complexes mais un volume de support prévisible. L'équipe interne se concentre sur la valeur ajoutée tandis que le prestataire gère les tâches récurrentes et chronophages.

Consulting et accompagnement

Le consulting technique complète les équipes internes par des expertises ponctuelles. Cette approche permet d'accéder à des spécialistes sans supporter les coûts fixes d'une équipe élargie.

Les projets de transformation, les audits de sécurité ou les migrations technologiques justifient souvent cette approche. L'expertise externe apporte une vision objective et des méthodologies éprouvées.

Prise de décision et recommandations

Facteurs de décision prioritaires

La taille de l'entreprise constitue le premier facteur de décision. Les entreprises de moins de 20 salariés bénéficient généralement d'un avantage économique décisif avec l'infogérance. Les entreprises de plus de 100 salariés peuvent justifier une équipe interne complète.

Les entreprises technologiques ou fortement digitalisées peuvent préférer le contrôle direct d'une équipe interne. Les entreprises traditionnelles valoriseront l'expertise externe.

La disponibilité des compétences sur le marché local affecte la faisabilité des équipes internes. Dans les zones tendues, l'infogérance peut être la seule option viable pour accéder à des compétences techniques de qualité.

Recommandations par profil d'entreprise

Les startups et entreprises en forte croissance bénéficient de la flexibilité de l'infogérance. Cette approche permet de faire évoluer rapidement les services IT sans contraintes de recrutement ou de formation.

Les grandes entreprises de plus de 100 salariés avec des besoins stables peuvent optimiser leurs coûts avec une équipe interne bien dimensionnée éventuellement couplée à un prestataire d'infogérance. Cette approche offre un meilleur contrôle et une connaissance approfondie de l'environnement.

Les entreprises saisonnières ou cycliques valoriseront la variabilité des coûts d'infogérance. Cette flexibilité permet d'adapter les services aux variations d'activité sans supporter des charges fixes importantes.